Mit diesem E-Mail Management System Inbox Zero erreichen

Als ich die erste E-Mail meines Lebens verschickt habe, bin ich im Kreis gesprungen und habe danach das Telefon in die Hand genommen, um zu fragen, ob sie auch sicher angekommen ist. Danach fühlte sich jede E-Mail wie ein kleines Weltwunder an. Es war aufregend. Nur eine Handvoll Menschen hat mir geschrieben und diese seltenen E-Mails konnten auch nur am PC abgerufen werden. Wer hatte schon eine E-Mail-Adresse? Danach wurden es immer mehr und mehr – bis heute, wo eine eigene E-Mail-Adresse oder gar eine eigene Domain für die E-Mail-Adresse zur Baby-Ausstattung schon mehr oder weniger dazugehört.

Während in den 90er-Jahren noch fast keiner eine hatte, wurden die E-Mail in den 00er-Jahren eine Plage. Vor allem der unbedachte, emotionale und impulsive E-Mail-Verkehr hat in meinen Twenties überhandgenommen. Menschen, die noch gewohnt waren, Briefe oder maximal Faxe zu schicken, begannen wild mit E-Mails um sich zu schlagen. Ich habe E-Mails aus dieser Zeit mit geschätzt tausend Rufzeichen und in 30pt geschriebenen Blockbuchstaben erhalten. Nachdem die E-Mail-Flut sukzessiv überhandgenommen hat und die emotionalen Auswüchse schon jeden genervt haben, kamen Netiquette und E-Mail Etikette auf, die diesen ganzen emotionalen Wahnsinn Einhalt bieten sollten.

Die Menge an E-Mails ist nicht unbedingt weniger geworden. Je nachdem in welchem Unternehmen man arbeitet und wie wichtig E-Mails als Beleg für Kommunikation angesehen werden, gibt es mehr oder weniger E-Mail-Verkehr. Jegliche andere Kommunikation wird auf diversen Chats geleitet. Wer viele E-Mails bekommt, findet es allerdings oft schwierig, die E-Mail Flut zu überblicken und dabei nicht vollkommen überfordert zu sein.

Inbox Zero scheint für die meisten Menschen eine Utopie zu sein – ist es aber nicht. Inbox Zero ist nicht das, was die meisten, die sich noch nicht damit beschäftigt haben, beim Begriff vermuten. Wer glaubt, dass es hier darum geht, jeden Tag seine gesamten E-Mails zu bearbeiten, der muss bei dem Gedanken nicht nur einen inneren Widerstand spüren, sondern alle Alarmglocken läuten. Aber das ist es nicht. Es geht bei dem System um etwas ganz anderes und das möchte ich dir heute näher bringen.

Was ist Inbox Zero wirklich?

Inbox Zero wurde das erste Mal 2006 von Merlin Mann ins Spiel gebracht. Dabei geht es – wie man zuerst vermuten würde, nicht um die Anzahl der E-Mails, die in deinem Posteingang sind, sondern wie viel Zeit du dich gedanklich mit den E-Mails in deinem Posteingang beschäftigst. Es geht darum, die Zeit, die du mit deinem Posteingang verbringst, zu minimieren, um deine mentale Kapazität und Energie für wichtige Dinge zu verwenden.

Es geht um einen strukturellen Umgang mit deinen E-Mails, um dein Gehirn zu entlasten und deinen Stresspegel gering zu halten.

Einige verwechseln den E-Mail-Posteingang mit einer To-do-Liste und das ist laut Mann, und auch meiner Erfahrung nach, das schlimmste, was man mit seinem Posteingang tun kann. Es kostet dich deine Produktivität. E-Mails müssen, sobald du sie öffnest, verarbeitet werden. In welcher Form, das verrate ich dir in diesem Artikel.

Warum Inbox Zero?

In einer Welt, in der wir so viel Informationen bekommen, dass wir sie kaum verarbeiten können, geht es darum, die wichtigen von den unwichtigen Informationen zu unterscheiden. So widmet man seine Zeit und Energie den Dingen auch wirklich wichtig sind, um die angepeilten Ziele auch zu erreichen. Im Durchschnitt bekommen in Deutschland 2023 Menschen 42 berufliche E-Mails am Tag. Manche sogar über 100. 2021 waren es noch 26. Menschen springen zwischen verschiedenen Posteingängen und schauen ca. 15-mal am Tag in ihren Posteingang. Ist das produktiv? Eindeutig nicht. Damit du, mit deinen E-Mails produktiv umzugehen, solltest du Inbox Zero ausprobieren.

Warum du mit Inbox Zero produktiver wirst

Inbox Zero führt nicht nur dazu, dass du mit deinen E-Mails besser umgehst. Der strukturierte Umgang mit deinen E-Mails führt auch dazu, dass du in den verschiedensten Bereichen produktiver wirst.

  • Fokussierung
    Inbox Zero hilft dir dabei, dich auf das, was du tust, zu konzentrieren und nicht ständig in deinem Posteingang zu hängen.
  • Weniger Stress
    Durch die strengen Prozesse mit deinen E-Mails fühlst du dich nicht mehr von deinen E-Mails überwältigt. Du weißt bei jeder E-Mail, was du mit ihr zu tun hast.
  • Zeitmanagement
    Durch deine fixen E-Mail-Zeiten hast du deine Zeit besser im Griff.
  • Bessere Entscheidungen
    Durch die Auswahl der wichtigen E-Mails kümmerst du dich um die Dinge, die dich deinem Ziel auch wirklich näher bringen.
  • Klare Kommunikation
    Kurze E-Mails, schnelle Antworten. Das ist hier die Devise. Alles, was bis zu 2 Minuten dauert, wird gleich gemacht.
  • Höhere Kreativität
    Die Entlastung durch besseres Zeitmanagement, Organisation und Struktur , führt dazu, dass du mehr Platz für deine Kreativität schaffst.
  • Überblick
    Mit meinem System hast du immer ein Überblick über deine E-Mails.

Wie erreiche ich Inbox Zero?

„Aller Anfang ist schwer“ und das ist in diesem Fall ebenfalls so. Ganz egal, ob du dein Posteingang als To-do-Liste nutzt oder einen vollen Posteingang hast, weil du Angst hast etwas zu verlieren. Am Anfang wirst du erst mal ein System aufbauen müssen, mit dem du deine vorhandenen E-Mails in den Griff bekommst. Aber glaube mir, es zahlt sich aus. Ich habe in der Zwischenzeit wirklich jeden Tag einen leeren Posteingang und organisierte E-Mails.

Folgende Grundsätze musst du bei Inbox Zero beachten

  1. Es gilt das Pareto Prinzip (auch als Pareto-Effekt oder 80/20 Regel bekannt). Das heißt du kannst mit 20 % deines Einsatzes 80 % des Ergebnisses erreichen. Die restlichen 20 % benötigen 80%deiner Energie. Was das bedeutet: Konzentriere dich meistens auf die 20 %, mit denen du das meiste erreichen kannst. (Natürlich gibt es Themen, wo du 100 % einsetzen musst, aber die meisten Dinge sind mit einem 80 % Ergebnis erledigt. So auch deine E-Mails. Konzentriere dich auf die Wichtigsten.)
  2. Was ist wichtig? Was ist dringlich – Ordne deine E-Mails. Vergiss dabei die Markierungen, konzentriere dich auf Labels, die dir sagen, was zu tun ist. Die wichtigsten Labels sind: Follow-up, wartend, später Lesen
  3. Es gibt 7 Aktivitäten: tun, antworten, delegieren, zurückstellen, stummschalten, archivieren oder löschen Tipp: Alles, was du später nicht suchen wirst, solltest du löschen!
  4. Jede E-Mail, dessen Beantwortung 2 Minuten dauert, erledigst du, sobald du diese geöffnet hast.
  5. Statt in der Früh gleich in deine E-Mails zu sehen, nimm dir Zeitfenster für deine E-Mails. Je nach Branche werden diese Zeitfenster unterschiedlich sein. Ich selbst sehe drei mal am Tag in meine E-Mails. Das erste Mal prüfe ich nur, ob was wichtigstes über Nacht angekommen ist, so gegen 8 Uhr morgens. Nach meiner ersten Schreibsession gegen 11 Uhr strukturiere ich meine E-Mails und arbeite die wichtigsten ab. Das zweite Mal, um 16:30. Ich nehme mir dabei 1-2 Pomdoro-Runden Zeit – je nachdem, was notwendig ist. TIPP: Am Anfang ergibt es Sinn, diese Slots in den Kalender einzutragen. Sorge dafür, dass dich niemand stören kann. Bis du dich daran gewöhnt hast.
  6. Konsistenz – Mache es täglich. Es reicht nicht dann einmal die Woche das System anzuwenden. Wie bei jeder neuen Routine benötigst du 66 Tage, um diese voll zu implementieren. Diese Helferleins unterstützen dich dabei
    1. (Virtuelle) Assistent:in Solltest du gar nicht mit deiner E-Mail Flut zurechtkommen, überlege dir, ob du Hilfe benötigst z.B.: Ein/e virtuelle/r Asisstent:in die wichtigen E-Mails nach dem System sortiert, sodass du dich nur mehr um diese Dinge kümmerst.
    2. Nutze Automatisierungen durch Filter, Labels oder Ordner – so, dass du bestimmte E-Mails (z.B. Newsletter oder Werbe-E-Mails) gar nicht mehr siehst, außer du hast Zeit dafür.
    3. Zurückstellen von E-Mails ist in manchen Fällen eine hervorragende Idee. (Aber wirklich nur, dann, wenn sie einfach zu einem späteren Zeitpunkt wichtig sind)
    4. KI gestützt Systeme, die mit-lernen und dir deine E-Mails sortieren, helfen dir vielleihct ( mehr dazu weiter unten)
  7. Benachrichtigungen abschalten Schalte Benachrichtigungen am Laptop, Computer rund Handy aus. Du hast jetzt einen Tagesplan, bei dem du in E-Mails bearbeitest. Du musst dich nicht mehr aus deiner Konzentration reißen lassen.
  8. Templates anlegen
    Templates anzulegen oder sich wiederholende Texte schnell einzufügen, ergeben Sinn und sparen Zeit. Das kannst du entweder in deinem E-Mail-Programm direkt machen oder du suchst dir ein Tool dazu.
  9. Werde ein E-Mail Guru
    Wusstest du, dass du mit E-Mail Shortcuts dir bis zu 17 Tage (408 Stunden) im Jahr Zeit sparen kannst? Das sind 3 Wochen Urlaub ;). Wenn du Google Workspace oder Gmail nutzt, kannst du dir dieses Shortcuts gleich ausdrucken und in dein Notizbuch kleben.

Optional: Autoresponder. Solltest du in einer Branche arbeiten, in der es Usus ist, dass Leute kurzfristig eine Antwort haben möchte, könnte es Sinn ergeben einen Autoresponder einzuplanen. Dieser erinnert deine Kontaktliste daran, dass du nur noch zu bestimmten Zeiten deine E-Mails bearbeitest und in dringenden Fällen einen Anruf bevorzugst. Das ist aber nicht in jeder Branche gut – in meinem Fall war das ein „Reinfall“ und habe Anrufe zu sehr unwichtigen Problemen bekommen.

Schritt für Schritt meine Inbox Zero Anleitung

Bevor es losgeht, muss ich an diese Stelle etwas sagen: Ich bin Minimalistin und versuche Ressourcen – vorwiegend Zeit- zu sparen. Ich halte nichts davon, Serverplatz unnötig zu verbrauchen. Aus diesem Grund lösche ich recht viele Dinge. Und ich halte nichts davon zig Tools zu verwenden, wenn ich eines verwenden kann. Ich bekomme täglich zwischen 70 und 100 E-Mails, wobei ich aber sagen kann, das ca. 25 % Fach. Newsletter sind.

In meinem Fall habe ich mich als Solopreneurin für Google Workspace entschieden, weil es für mich die beste Form ist, mit E-Mails und Dokumenten zu arbeiten. Ich habe alle gängigen Tools getestet, bin aber mit Workspace seit 2012 zufrieden und kann es hier nur empfehlen. Die Kosten sind überschaubar und ich hatte in diesen Jahren einmal einen Ausfall – da ging aber bei allen anderen auch nichts. Ansonsten läuft es wie am Schnürchen – von Dateien, E-Mails, Webinare bis zu Chats. Total simpel und gut.

Ein zweites Tool, das ich gerne nutze, weil ich als Creator viel Recherche betreibe, ist Instapaper. Hier speichere ich E-Mails die ich wirklich lesen muss, als auch Artikel aus dem Web und mehr, die ich in Ruhe am iPad mit paperwhite später lese, markiere und mein neues Wissen in meine Wiki-Datenbank sammle.

 

Aber jetzt zur Anleitung wie du heute beginnen kannst mit Inbox Zero

  1. Erstelle die Labels: “Follow-up”, “Wartend”, “Zu lesen”, als auch “Newsletter” & “Werbung”
    • ”Follow up” – Du musst noch was tun
    • ”Wartend” – Jemand muss auf deine E-Mail antworten
    • ”Zu lesen” – das solltest du in Ruhe lesen
  2. Schalte die Benachrichtigungen ab. Du hast jetzt einen Zeitplan und zu diesem Zeitplan siehst du in die E-Mails nach.
  3. Gehe sukzessive alle E-Mails der letzten 3-4 Wochen durch und Label die, die auch in die Ordner gehören. Alles, was in 2 Minuten beantwortet werden kann, beantwortest du gleich. Lösche, was du nicht mehr benötigst und archiviere so viel du kannst. Gmail Tipp: Du kannst alle E-Mails, die du vielleicht später suchst, auch archivieren. Diese sind nicht weg, sondern im Ordner „Alle E-Mails“
  4. E-Mails, die erst in 3,4,5 Wochen oder Monaten relevant sind, kannst du bis dorthin zurückstellen.
  5. E-Mails, die jemand anderer besser beantworten kann, leite an diese Person weiter.
  6. CC oder BCC E-Mails, in die du eingebunden wirst, aber nicht wirklich du etwas zu tun hast, kannst du “muten”, bis dich jemand direkt anschreibt.
  7. Strukturiere das Aussehen deines Posteingangs neu. In Gmail kannst du dir deine drei wichtigsten Labels anzeigen lassen, sodass du immer weißt, was da drinnen ist.
  8. Automatisiere Newsletter und Werbemails, sodass ich automatisiert ein Label bekommen und nicht mehr in deinem Posteingang erscheinen.
  9. Gehe die verschiedenen Labels durch und arbeite die Dinge ab. Nachdem ich nicht so gerne im E-Mail-Programm lese, leite ich mir die E-Mails oder Artikel, die viel Text haben oder sehr interessante Insights haben auf Instapaper. Danach kann ich sie am iPad oder Kindle in Ruhe lesen.

Wie halte ich Inbox Zero?

Wie bei allen Dingen: Consistency is key.

Du musst dran bleiben und vor allem auch dich immer wieder fragen, ob bestimmte E-Mails auch Sinn ergeben. Viele von uns – ich war früher auch so – bekommen Tausende Newsletter oder andere E-Mails. Es gibt Newsletter, die lese ich auch tatsächlich oder haben etwas, das mich inspiriert, aber viele -vor allem Sales-Newsletter – füllen nur unnötig den Posteingang. Lösche sie und melde dich ab.

Tools für Inbox Zero

Es gibt schon viele Tools, die dir bei der Umsetzung von Inbox Zero helfen. Allerdings ist jedes Tool nur so gut, wie du es auch einsetzt. Und da gilt: je simpler, desto einfacher.

  • Google Workspace / Gmail Wie schon vorher geschrieben: Google Workspace ist ein tolles Tool und Google Mail kann eine Menge. Abgesehen von den Shortcuts, kannst du E-Mails zurückstellen, Benachrichtigung abschalten, die Chat-Funktion nutzen, E-Mails planen, Templates hinterlegen, Labels zuweisen, dich mit einem Klick von manchen Newslettern abmelden und die Suchfunktion für E-Mail ist wirklich einzigartig. Ich empfehle jedem/r Solopreneur:in Google Workspace auszuprobieren
  • Boomerang.io Das ist ein Tool, welches nicht nur deine E-Mail zurückstellen kann. Es hilft dir dabei, Termine mit anderen zu koordinieren, erinnert dich, wenn jemand nicht auf deine E-Mail geantwortet hat, und kann auch nach deine E-Mails zeitlich planen.
  • Sanebox.io Einer meiner Lieblingstools – wobei ich in der Zwischenzeit alle meine Sachen nur mehr mit Google Mail mache. Sanebox organisiert alle deine E-Mails und lernt dabei von selbst, was relevant für dich sein könnte. Du kannst der AI basierten Software lernen, wie sie z.B. Newsletter zum Thema „Produktivität“ erkennt und gleich in Labels sortiert. Wer viele E-Mails abonniert haben muss, dem kann ich nur dieses Tool empfehlen. Aber Achtung: Es verleitet leider dazu, dass man sich von vielen E-Mails womöglich nicht abmeldet, die man gar nicht benötigt, sodass man dann ziemlich viele unnötige E-Mails speichert.

Fazit: Warum Inbox Zero?

In meinen Augen ist es ganz einfach: Wir bekommen zu viele E-Mails und das stresst uns bei unserer Arbeit. Einer der besten Wege, um mit „zu viel“ zurechtzukommen, ist für unser Gehirn die Ordnung und Struktur. Sobald wir Dinge strukturieren und in kleine Häppchen teilen, fühlen sich auch die unfassbaren Aufgaben, bewältigbar an.

Und genau da kommt Zero Inbox ins Spiel. Es hilft dir deinen Arbeitsalltag mit mehr Gelassenheit zu meistern, konzentriert zu arbeiten und immer wieder das Gefühl zu haben „alles im Griff zu haben“. (Und nein, das haben wir oft nicht. Aber solange wir das Gefühl haben, ist der Stress gebannt und die Motivation hoch.)

Solltest du noch etwas lernen wollen, dass dir dabei hilft gelassener zu arbeiten, möchte ich dir an dieser Stelle die Pomodoro Technik empfehlen.


Weitere Ressourcen
Anzahl Emails: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Berufliche-Mail-Postfaecher-immer-voller

Was ist ein/e Solopreneur:in und was musst du dazu mitbringen?

Wenn man sich selbstständig macht, bekommt man schnell mit, dass sich womöglich nicht viel geändert hat. Die alten Abhängigkeiten hat man vor allem als Dienstleister nur für neue ausgetauscht. Alle Entscheidungen muss man absprechen, die Bank sitzt einem im Nacken, die Fristen der Kunden bestimmen den eigenen Alltag. Es nervt, man ist verzweifelt und fragt sich: Wo bin ich hier gelandet?

Viele Menschen – auch ich-machen sich aber genau deswegen selbstständig. Sie wollen ihre Zeit unabhängiger nutzen, eine bessere Work-Life-Balance haben und sich nicht von hierarchischen Entscheidungen das Leben verändern zu lassen. I meinem Fall waren es alle drei Themen, die mich dazu gebracht haben, mich in die Selbstständigkeit zu wagen. Und bis heute begleitete ich das Thema „Freiheit“ in allen Facetten meiner Selbstständigkeit.

Aber wie soll man diese „Freiheit“ über das eigene Leben zu bestimmen erreichen, wenn man am Ende doch seine Zeit für Geld eintauscht? Eben gar nicht. Das musste ich auch an meiner eigenen Haut erfahren. Kunden haben mich am Sonntag um 22 Uhr angerufen, mich während meiner Hochzeitsreise mit dem Laptop am Strand laufen lassen um ein Netz zu ergattern oder auch mal gemeint “geht das bis morgen?” und ich habe es gemacht. Auf der Suche nach einem anderen Konzept bin ich auf das Konzept des Solopreneurs gekommen und implementiere es jetzt sukzessiv in meine Selbstständigkeit – WOW.

Dieses Konzept revolutioniert nicht nur in den USA schon länger die Selbstständigkeit, sondern schwappt auch immer mehr bei uns über und das ist gut so. Wer mutig ist zu gründen und nicht in die „Zeitfalle“ tappen mag, mehr Freiheit und Leichtigkeit gewinnen möchte, entscheidet sich für dieses Geschäftsmodell.

Was das ist, ob du dafür geeignet bist und welchen Unterschied es macht, erfährst du in diesem Beitrag.

Was ist ein Solopreneur/ eine Solopreneurin?

Definition: Solopreneurship

Das Wort “Solopreneur” setzt sich aus dem Wort “Solo” und “Entrepreneur” zusammen. Dabei geht es um Selbstständige, die allein ihr Unternehmen gründen und darin arbeiten. Eine Solopreneurin organisiert**, verwaltet und übernimmt die Risiken eines Unternehmens oder Unternehmens ohne die Hilfe eines Partners.**

Solo + Entrepreneur = Solopreneur

Was macht eine Solopreneurin aus?

Selbstständigkeit ist nicht für jeden – Solopreneurin sein auch nicht. So schön die Freiheit ist, die man gewinnt, so muss man diese auch mit Vorsicht genießen. Das Risiko ist groß, dass man sich verzettelt, übernimmt, in ein Burn-out gerät oder seine Finanzen nicht im Griff hat. Als Solopreneurin bist du grundsätzlich allein. Zwar lässt du dir helfen, aber du bist für alles, was in deinem unternehmerischen Handeln geschieht, selbst verantwortlich und hältst alle Zügeln in der Hand. Das heißt, du musst auch die verschiedensten Hüte aufsetzen und immer flexibel bleiben. Neben diesen Eigenschaften ist es auch wichtig, dass du folgende Charaktereigenschaften mitbringst:

  • Unternehmerisches denken Gewinne zu maximieren und das so effizient wie möglich, ist in deiner Denkweise verankert.
  • Entscheidungsfreude Entscheidungen zu treffen, ist dir ein Bedürfnis. Mit bedacht, aber du entscheidest und nimmst die Konsequenzen.
  • Risikobereitschaft Du bist bereit, das Risiko einzugehen und kannst dabei auch erholsam schlafen.
  • Durchhaltevermögen (selbst motivieren) Selbstständigkeit ist ein ständiges auf und ab-du hast das Durchhaltevermögen das zu überstehen und kannst dich selbst motivieren.
  • Organisationsvermögen Du kannst dich gut organisieren oder bist bereit es zu lernen. Disziplin ist dir kein Fremdwort, sondern du übst täglich. (Auch wenn es nicht immer gelingt)
  • Lernbereitschaft Du bist bereit viele Dinge zu lernen und in verschiedene Themen, die dein Solopreneurship betrifft zu verstehen.
  • Resilienz & Wellness Dir ist bewusst, dass du für diese Arbeit dich in Resilienz üben musst. Die Belastung ist zeitweise sehr hoch und du bist bereit dafür zu sorgen, die Techniken zu lernen, die deine Resilienz steigern. Dazu gehören auch Pausen und Dinge die dein Wohlbefinden stärken.

Warum sich als Solopreneur:in selbstständig machen?

Als ich mich selbstständig gemacht habe, ging es immer darum, meine Zeit gegen Geld einzutauschen. Jede Minute, die ich für einen Kunden gearbeitet habe, habe ich verrechnet. Das hat dazu geführt, dass ich möglichst viel Zeit gearbeitet habe, um möglichst viel Geld zu verdienen. Je mehr Kunden kamen, desto mehr Arbeit war da und ich musste eine Mitarbeiterin anstellen. Das war toll, führte aber zu viel Zeit in Management der Mitarbeiterin, hohe monatliche Kosten und im Grund keine wirklich bessere Rendite.

Fazit: Nach einiger Zeit war ich wirklich sehr ausgelaugt. Ich bin dann teilweise auf Projektarbeit umgestiegen, was natürlich besser war. Allerdings waren es nicht meine Projekte, sondern die von anderen Unternehmer:innen, in die ich meine Zeit investiert habe.

Die Vorteile des Solopreneurs / der Solopreneur:in

  • Wenig Kapitaleinsatz
  • Skalierbar
  • Automatisierbar – teilweise
  • oft digitale oder hybride Geschäftsmodelle
  • Persönlichkeit wichtig (Personal Branding)

Was ist der Unterschied zwischen Freelancer:innen, Entrepreneur:innen und Solopreneur:innen?

Was macht das Geschäftsmodell Solopreneur:in aus? Was ist der Unterschiede zum Entrepreneur und zum Freelancer?

Im ersten Blick könnte man meinen, ein Freelancer und ein Solopreneur wären das Gleiche. Oder ein Solopreneur und ein Entrepreneur sind sehr gleich. Aber so ist es nicht. In der Literatur wirst du oft die Vermischung zwischen Freelancer und Solopreneur finde. Allerdings gibt es einen wichtigen Unterschied: Der/Die Solopreneur:in versucht möglichst Produkte zu schnüren, anstatt die Zeit zu verkaufen.

Die Solopreneurin wir des Weiteren durch folgende Merkmale von den anderen abgegrenzt:

  • Schätzt die Unabhängigkeit über alle Maße
  • Ist bereit allein anzufangen und auch langsam zu wachsen
  • Hat keine Geschäftspartner und auch keine Angestellte (und das bleibt auch so). Arbeitet aber in einem agilen Team / Fachleute / Kooperationen / Experten, mit denen sie zusammenarbeitet

Möchte man es sich ganz einfach machen, Solopreneure zu erkennen, konzentriert man sich auf die Themen Angestellte und zeitbezogene Dienstleistung. Ist eines der beiden der Fall, sprechen wir meistens von Entrepreneuren oder Freelancer. Zwischen diesen zweien ist der Unterschied wiederum, dass der Freelancer sich dem Umsetzen von Dingen widmet, während der Entrepreneur am Unternehmen arbeitet.

Verwirrt? Hier eine Übersicht:

Um den Unterschied etwas besser zu erklären, möchte ich dir jetzt zwei Beispiele zeigen wie jemand, der eine bestimmte Ausbildung und Expertise hat, sich als Freelancer:in, Unternehmer:in oder Solopreneur:in ein Business aufbauen kann

Beispiel Solopreneurin Yoga-Lehrerin

Anna, Louise und Erika haben alle eine Yoga-Ausbildung gemacht und haben erste Erfahrungen sammeln können. Jede von ihnen hat beschlossen, selbstständig zu werden und haben sich dabei für verschiedene Geschäftsmodelle entschieden.

Solopreneurin als Yogalehrerin - Business Modelle

Anna gründet ein Yogastudio (Entrepeneurin)

Anna möchte unbedingt ein Yogastudio haben. Dazu nimmt sie sich Räumlichkeiten, stellt ein paar Yogalehrer an und gibt selbst Unterricht. Sie bietet neben den Klassen auch Einzelunterricht an und organisiert immer wieder Workshops und Events rund um das Thema Yoga.

Louise- Yogalehrerin als Freelancerin

Louise beginnt in verschiedenen Yogastudios als Freelancerin Stunden anzubieten. Dazu bekommt sie je nach Studio unterschiedlich bezahlt und switchst von einem Studio zum Anderen. Manchmal bietet sie selbstständig ein Workshop zu einem Yoga-Thema in einer der Studios an.

Yogalehrerin als Solopreneurin

Erika entschiedet sich online YouTube Videos zu machen, die für jeden zugänglich sind, um ihre Reichweite zu steigern. Um Geld zu verdienen, bietet sie online Yoga Kurse an und hat eine Bibliothek mit verschiedenen Klassen, die Kunden um wenig Geld abonnieren können. Einmal im Quartal bietet sie online Workshops zu beliebten Themen an. Zusätzlich veranstaltet sie Retreats auf der ganzen Welt und kann dadurch auch ihre Liebe zum Reisen nachgehen.

Diese Beispiele kann man noch mit dem verschiedenen Wissen und Erfahrungen durchspielen, ganz egal, ob du Psychologin, Ernährungsberaterin, Creator / Influencer, Sales-Expertin oder einen anderen Beruf ausübst.

Beispiel Solopreneurin Social Media Manager

Jasmin, Katie und Viki haben die Ausbildung zur Social Media Managerin absolviert und möchten nun ihr Wissen als Selbstständige teilen. Jede für sich hat dazu eine eigene Idee:

Jasmin gründet eine Agentur (Entrepreneur)
Jasmin entscheidet sich, eine Agentur für Social Media Management zu gründen. Dafür hat sie sich zwei Investoren mit sehr viel Agenturerfahrung ins Boot geholt. Sie mietet Büroräumlichkeiten, stellt fünf Mitarbeiterinnen ein und bietet nach Nachfrage der Kunden unterschiedliche Produkte an. Workshops, stündliche Betreuung, Content Erstellung, Shitstorm-Beratung, Influencer Marketing und vieles mehr. Sie kümmert sich hauptsächlich darum, den Laden am Laufen zu halten und die Zukunft des Unternehmens zu planen

Katie wird Freelancerin
Katie bietet ihr Können an befreundete Agenturinhabern an und wird auf Zeit für Projekte gebucht. Sie arbeitet manchmal ein ganzer Monat für eine Agentur oder manchmal nur ein paar Tage im Monat für eine oder eine andere Agentur. Außerdem betreut sie auch eigene Kunden nach Stundenkontingenten und bietet ihnen sowohl Beratung als auch Umsetzung im Social-Media-Marketing an.

Viki wird Solopreneurin

Viki spezialisiert sich auf Meta Ads und entscheidet sich für Solopreneurin zu werden. Sie erstellt einen Blog, in dem sie Social Media Tipps gibt, vermarktet sich über Instagram und bietet Webinare und Online-Kurse rund um Social Media Ads an. Sie verkauft Mitgliedschaften, Kurse und fertige digitale Produkte, die sich ihre Kunden downloaden können. Gelegentlich, wenn sie Zeit hat, bietet sie auch 1:1 Beratungen an. Allerdings sind diese nicht ihre Haupteinnahmequelle.

Wie man als Solopreneur erfolgreich wird

Bevor du dich in die Selbstständigkeit stürzt oder deine Selbstständigkeit auf den Kopf stellst, solltest du dir klar werden, was du möchtest und ob das Konzept Solopreneurin überhaupt zu dir passt. Dazu solltest du zumindest diese Dinge mit “Ja” beantworten können.

  • Du setzt gerne deine eigenen kreativen Ideen um
  • Du bist bereit Solo zu sein 
  • Du brennst für das Thema
  • Du bringst alles mit, was eine Solopreneur:in ausmacht (siehe oben)
  • Du möchtest möglich unabhängig sein
  • Du hast eine Expertise / Erfahrung, die du auch zu einem Business machen kannst und willst
  • Du bist bereit, dich mit digitalen Themen auseinanderzusetzen

Wann ist das Leben als Solopreneur:in nichts für dich?

Bevor du dich für diesen Weg entscheidest, solltest du vorwiegend eines: Ehrlich zu dir selbst sein. So verlockend Solopreneurship erscheint, so schwierig kann es sein. Die Schwierigkeiten, die damit einhergehen, können sehr belastend sein und vor allem auch für dich als Person vielleicht zu belastend werden. In diesen Fällen solltest du jedenfalls das Modell, vielleicht auch das Modell Selbstständigkeit an sich, lassen:

  • ❌ Du verträgst kein Risiko – es macht die Angst und du kannst nicht schlafen, wenn mal was schiefgeht
  • ❌ Mehr als 40 Stunden arbeiten ist nichts für dich
  • ❌ Stress ist dein Feind Nummer 1. Auch wenn du ihn selbst steuerst, kannst du nicht damit umgehen oder schaffst es nicht dich abzugrenzen.
  • ❌ Du möchtest dich nicht ständig fortbilden und wissen, was gerade in deiner Branche, als auch in den wichtigen Bereichen (Marketing, Finanzierung, Ressourcenplanung, etc.) neues passiert
  • ❌ Du möchtest nicht solo sein und kannst nicht allein an einem Projekt arbeiten.

Wie man als Solopreneur:in zu mehr Erfolg kommt

Du hast dich dazu entschieden und möchtest nun endlich anfangen? Gratuliere! Das Abenteuer kann ja beginnen. Bevor es losgeht aber hier noch einige Tipps von mir:

  1. Mache dich selbst als Expertin bekannt.
    Das Umsetzen deiner Selbstständigkeit dauert Zeit. Bis dahin kannst du schon mal anfangen, die online als Expertin bekannter machen. Sei es in sozialen Netzwerken, mit einem Blog oder Podcast. Bis alles online ist, hast du vielleicht schon einige Follower / Abonnenten generieren können.
  2. Setze dich in eine Nische / Löse ein Problem
    Welches Problem gibt es in deiner Branche? Was wird nicht gelöst? Da solltest du dein Produkt hinsetzen.
  3. Teste dein Produkt
    Testen ist wichtig. Bevor du voll in die Umsetzung gehst, solltest du dein Produkt zunächst testen. Will deine Zielgruppe das so?
  4. Sparsam gründen – keine Kredite
    Solltest du ein online Business machen wollen, brauchst du nicht viel. Am Anfang sind die meisten Tools kostenlos und du kannst mit wenig Geld viel machen. Versuche keine Kredite oder nur kleine Kredite aufzunehmen, nutze die Förderungen in deinem Land (hier mehr dazu) und sei sparsam.
  5. Vereinfache alles – Effektivität ist die halbe Miete
    Automatisierung Solo bedeutet, dass du produktiv sein musst. Daher sei effektiv, nutze gute Tools, automatisiere, was du kannst, mache dir von Anfang an klare Strukturen, sodass du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.
  6. Lerne deine Ressourcen, primär deine Zeit zu managen.
    Zeitmanagement ist so eine Sache. Vor allem, wenn man auf sich selbst gestellt ist, kann das schon mal aus dem Ruder laufen. Kein Mensch kann 14 Stunden produktiv arbeiten. Deswegen lerne deine Ressourcen (Geld, Energie, Pausen, Zeitkontingente, etc. ) und auch deine Zeit zu managen.
  7. Suche dir deine VA & Helferlein
    Lagere aus, was andere besser können. Wenn es dein Budget zulässt: outsourcen. Dabei solltest du eine Regel befolgen: Lagere nur Dinge aus, die dir indirekt oder direkt Geld bringen. Gib keine Themen weiter, die du dir einbildest, aber eigentlich nicht deinem Business nicht dient.
  8. Suche dir Ressourcen, wo du das lernen kannst, was du wissen musst
    Als Solopreneurin musst du dich immer auf dem Laufenden halten. Suche dir Blogs, Podcasts, Newsletter, von denen du lernen kannst und die dich wirklich dabei unterstützen, auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Andere Frage rund die Selbstständigkeit als Solopreneur:in

Sind Solopreneur:innen immer Expert:innen?

Nein, Solopreneure sind nicht nur Experten, aber meistens Experten in ihrem Gebiet. Du kannst genauso Produkte online verkaufen (mache z.B.: deine eigenen Produkte), skalierbare Dienstleistungen anbieten, Dinge produzieren, Erlebnisse verkaufen, als Blogger Geld verdienen oder andere “leidenschaftsorientierte Businesskonzepte” kreieren. Von Hundesitter, über vegane Rezepte bis zu deiner Gartenliebe – aus fast allen Themen kann man Solopreneur-Konzept erstellen. Es gibt keine Grenzen. Was wichtig ist, ist, dass du wirklich ein Problem löst, genauer gesagt etwas anbietest, was die Zielgruppe auch benötigt und dass du bereit bist dich diesem Thema mit deinem Herzblut zu widmen.

Solopreneur:in – muss ich immer sichtbar sein?

Personalbrands haben es natürlich online einfacher als Marken, als wenn du als Soloselbständige unter einem Markennamen agierst. Vor allem auf Social Media ist das besser. Aber ein Solopreneur muss nicht gleich auch eine Personal-Brand sein. Du kannst auch ganz normal unter einer Marke arbeiten, ohne dass du dich als Mensch zeigst. Vor allem dann, wenn du nicht eine Dienstleistung oder ein sehr B2C Produkt, welches du auf Social Meida verkaufen möchtest hast, ist es in Ordnung nicht in Erscheinung zu treten. “Solopreneur” bezieht sich ausschließlich auf, wie dein Unternehmen aufgebaut ist. Allerdings hilft es natürlich sehr, wenn du eine große Sichtbarkeit hast und die ist nun mal persönlich “einfacher” zu generieren. Je mehr Leute du mit deinen Themen erreichst, desto mehr Kunden kannst du natürlich gewinnen. Nicht ohne Grund schaffen es Influencer mit ihren Brands fallweise Milliarden mit outgesourcten Produktionen umzusetzen: Sie haben die Kunde, es fehlt ihnen oft nur das passende Produkt.

Solopreneur:in-muss ich jetzt die ganze digitale Technik lernen?

Jein – je mehr Budget du hast, desto weniger musst du lernen. Aber eines muss ich hier schon sagen: Es ist gut, wenn du dich auskennst. Neben den vielen Tools, die dein Marketing, deine Angebotslegung, etc., automatisieren, ist es essenziell ist, eine Art “Hub” zu haben. Ich schwöre hier auf Notion und kann es nur empfehlen.

Solopreneur:in gründen – welche Rechtsform?

In Österreich und Deutschland gibt es das “Einzelunternehmen oder Einpersonenunternehmen (EPU), das sind aber nicht unbedingt Solopreneurinnen. Die Rechtsform hat nichts mit dem Geschäftsmodell zu tun. Du kannst auch als Solopreneurin eine Einzel-GMBH gründen.

Solopreneur:in, Voll- oder Teilzeit?

Natürlich kannst du dein Solopreneurship auch neben deinem Angestelltenverhältnis aufbauen und dann einfach switchen, sobald du ausreichend Einnahmen hast. Genauso gut geht das neben deiner Selbstständigkeit, die du noch als Freelancer oder in einem “Zeit gegen Geld” System anbietest. Das musst du wissen. Essenziell ist es hier zu beachten, dass es vor allem als Angestellte Einnahmegrenzen gibt, bei denen du dich bei der SVS anmelden musst.

Aber Achtung!

Nebenberuflich sich etwas aufzubauen, ist nicht so easy. Du benötigst viel Disziplin und Konsistenz, um das zu schaffen. Ich selbst habe mein Blogbusiness neben meinem Angestelltenverhältnis und Studium aufgebaut und es hat viele Abende und Wochenenden gekostet, bei denen ich nur Content erstellt habe. Es hat sich ausgezahlt – so habe ich mich selbstständig gemacht, aber es war wirklich anstrengend.

Fazit

Du möchtest dich selbstständig machen, aber nicht in die Falle “Zeit gegen Geld fallen”, dann wird womöglich Solopreneurship etwas für dich sein. Die Vorteile sind auf jeden Fall:

  • Agil
  • Outsourcen
  • Wachstum
  • Nach deinen Bedürfnissen

Ist das die beste Form zu gründen? Muss nicht sein. Viele arbeiten gerne als Freelancer oder wollen ein großes Unternehmen haben und sich verankern. Ob das, das richtig für dich ist, hängt von dir selbst ab, von deiner Persönlichkeit und deiner Struktur.

Ressourcen zu diesem Thema

  • Solopreneur – Smart Business Concepts Buch, Brigitta und Ehrenfried Conta Gromberg LINK

 

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