Mit diesem E-Mail Management System Inbox Zero erreichen

Als ich die erste E-Mail meines Lebens verschickt habe, bin ich im Kreis gesprungen und habe danach das Telefon in die Hand genommen, um zu fragen, ob sie auch sicher angekommen ist. Danach fühlte sich jede E-Mail wie ein kleines Weltwunder an. Es war aufregend. Nur eine Handvoll Menschen hat mir geschrieben und diese seltenen E-Mails konnten auch nur am PC abgerufen werden. Wer hatte schon eine E-Mail-Adresse? Danach wurden es immer mehr und mehr – bis heute, wo eine eigene E-Mail-Adresse oder gar eine eigene Domain für die E-Mail-Adresse zur Baby-Ausstattung schon mehr oder weniger dazugehört.

Während in den 90er-Jahren noch fast keiner eine hatte, wurden die E-Mail in den 00er-Jahren eine Plage. Vor allem der unbedachte, emotionale und impulsive E-Mail-Verkehr hat in meinen Twenties überhandgenommen. Menschen, die noch gewohnt waren, Briefe oder maximal Faxe zu schicken, begannen wild mit E-Mails um sich zu schlagen. Ich habe E-Mails aus dieser Zeit mit geschätzt tausend Rufzeichen und in 30pt geschriebenen Blockbuchstaben erhalten. Nachdem die E-Mail-Flut sukzessiv überhandgenommen hat und die emotionalen Auswüchse schon jeden genervt haben, kamen Netiquette und E-Mail Etikette auf, die diesen ganzen emotionalen Wahnsinn Einhalt bieten sollten.

Die Menge an E-Mails ist nicht unbedingt weniger geworden. Je nachdem in welchem Unternehmen man arbeitet und wie wichtig E-Mails als Beleg für Kommunikation angesehen werden, gibt es mehr oder weniger E-Mail-Verkehr. Jegliche andere Kommunikation wird auf diversen Chats geleitet. Wer viele E-Mails bekommt, findet es allerdings oft schwierig, die E-Mail Flut zu überblicken und dabei nicht vollkommen überfordert zu sein.

Inbox Zero scheint für die meisten Menschen eine Utopie zu sein – ist es aber nicht. Inbox Zero ist nicht das, was die meisten, die sich noch nicht damit beschäftigt haben, beim Begriff vermuten. Wer glaubt, dass es hier darum geht, jeden Tag seine gesamten E-Mails zu bearbeiten, der muss bei dem Gedanken nicht nur einen inneren Widerstand spüren, sondern alle Alarmglocken läuten. Aber das ist es nicht. Es geht bei dem System um etwas ganz anderes und das möchte ich dir heute näher bringen.

Was ist Inbox Zero wirklich?

Inbox Zero wurde das erste Mal 2006 von Merlin Mann ins Spiel gebracht. Dabei geht es – wie man zuerst vermuten würde, nicht um die Anzahl der E-Mails, die in deinem Posteingang sind, sondern wie viel Zeit du dich gedanklich mit den E-Mails in deinem Posteingang beschäftigst. Es geht darum, die Zeit, die du mit deinem Posteingang verbringst, zu minimieren, um deine mentale Kapazität und Energie für wichtige Dinge zu verwenden.

Es geht um einen strukturellen Umgang mit deinen E-Mails, um dein Gehirn zu entlasten und deinen Stresspegel gering zu halten.

Einige verwechseln den E-Mail-Posteingang mit einer To-do-Liste und das ist laut Mann, und auch meiner Erfahrung nach, das schlimmste, was man mit seinem Posteingang tun kann. Es kostet dich deine Produktivität. E-Mails müssen, sobald du sie öffnest, verarbeitet werden. In welcher Form, das verrate ich dir in diesem Artikel.

Warum Inbox Zero?

In einer Welt, in der wir so viel Informationen bekommen, dass wir sie kaum verarbeiten können, geht es darum, die wichtigen von den unwichtigen Informationen zu unterscheiden. So widmet man seine Zeit und Energie den Dingen auch wirklich wichtig sind, um die angepeilten Ziele auch zu erreichen. Im Durchschnitt bekommen in Deutschland 2023 Menschen 42 berufliche E-Mails am Tag. Manche sogar über 100. 2021 waren es noch 26. Menschen springen zwischen verschiedenen Posteingängen und schauen ca. 15-mal am Tag in ihren Posteingang. Ist das produktiv? Eindeutig nicht. Damit du, mit deinen E-Mails produktiv umzugehen, solltest du Inbox Zero ausprobieren.

Warum du mit Inbox Zero produktiver wirst

Inbox Zero führt nicht nur dazu, dass du mit deinen E-Mails besser umgehst. Der strukturierte Umgang mit deinen E-Mails führt auch dazu, dass du in den verschiedensten Bereichen produktiver wirst.

  • Fokussierung
    Inbox Zero hilft dir dabei, dich auf das, was du tust, zu konzentrieren und nicht ständig in deinem Posteingang zu hängen.
  • Weniger Stress
    Durch die strengen Prozesse mit deinen E-Mails fühlst du dich nicht mehr von deinen E-Mails überwältigt. Du weißt bei jeder E-Mail, was du mit ihr zu tun hast.
  • Zeitmanagement
    Durch deine fixen E-Mail-Zeiten hast du deine Zeit besser im Griff.
  • Bessere Entscheidungen
    Durch die Auswahl der wichtigen E-Mails kümmerst du dich um die Dinge, die dich deinem Ziel auch wirklich näher bringen.
  • Klare Kommunikation
    Kurze E-Mails, schnelle Antworten. Das ist hier die Devise. Alles, was bis zu 2 Minuten dauert, wird gleich gemacht.
  • Höhere Kreativität
    Die Entlastung durch besseres Zeitmanagement, Organisation und Struktur , führt dazu, dass du mehr Platz für deine Kreativität schaffst.
  • Überblick
    Mit meinem System hast du immer ein Überblick über deine E-Mails.

Wie erreiche ich Inbox Zero?

„Aller Anfang ist schwer“ und das ist in diesem Fall ebenfalls so. Ganz egal, ob du dein Posteingang als To-do-Liste nutzt oder einen vollen Posteingang hast, weil du Angst hast etwas zu verlieren. Am Anfang wirst du erst mal ein System aufbauen müssen, mit dem du deine vorhandenen E-Mails in den Griff bekommst. Aber glaube mir, es zahlt sich aus. Ich habe in der Zwischenzeit wirklich jeden Tag einen leeren Posteingang und organisierte E-Mails.

Folgende Grundsätze musst du bei Inbox Zero beachten

  1. Es gilt das Pareto Prinzip (auch als Pareto-Effekt oder 80/20 Regel bekannt). Das heißt du kannst mit 20 % deines Einsatzes 80 % des Ergebnisses erreichen. Die restlichen 20 % benötigen 80%deiner Energie. Was das bedeutet: Konzentriere dich meistens auf die 20 %, mit denen du das meiste erreichen kannst. (Natürlich gibt es Themen, wo du 100 % einsetzen musst, aber die meisten Dinge sind mit einem 80 % Ergebnis erledigt. So auch deine E-Mails. Konzentriere dich auf die Wichtigsten.)
  2. Was ist wichtig? Was ist dringlich – Ordne deine E-Mails. Vergiss dabei die Markierungen, konzentriere dich auf Labels, die dir sagen, was zu tun ist. Die wichtigsten Labels sind: Follow-up, wartend, später Lesen
  3. Es gibt 7 Aktivitäten: tun, antworten, delegieren, zurückstellen, stummschalten, archivieren oder löschen Tipp: Alles, was du später nicht suchen wirst, solltest du löschen!
  4. Jede E-Mail, dessen Beantwortung 2 Minuten dauert, erledigst du, sobald du diese geöffnet hast.
  5. Statt in der Früh gleich in deine E-Mails zu sehen, nimm dir Zeitfenster für deine E-Mails. Je nach Branche werden diese Zeitfenster unterschiedlich sein. Ich selbst sehe drei mal am Tag in meine E-Mails. Das erste Mal prüfe ich nur, ob was wichtigstes über Nacht angekommen ist, so gegen 8 Uhr morgens. Nach meiner ersten Schreibsession gegen 11 Uhr strukturiere ich meine E-Mails und arbeite die wichtigsten ab. Das zweite Mal, um 16:30. Ich nehme mir dabei 1-2 Pomdoro-Runden Zeit – je nachdem, was notwendig ist. TIPP: Am Anfang ergibt es Sinn, diese Slots in den Kalender einzutragen. Sorge dafür, dass dich niemand stören kann. Bis du dich daran gewöhnt hast.
  6. Konsistenz – Mache es täglich. Es reicht nicht dann einmal die Woche das System anzuwenden. Wie bei jeder neuen Routine benötigst du 66 Tage, um diese voll zu implementieren. Diese Helferleins unterstützen dich dabei
    1. (Virtuelle) Assistent:in Solltest du gar nicht mit deiner E-Mail Flut zurechtkommen, überlege dir, ob du Hilfe benötigst z.B.: Ein/e virtuelle/r Asisstent:in die wichtigen E-Mails nach dem System sortiert, sodass du dich nur mehr um diese Dinge kümmerst.
    2. Nutze Automatisierungen durch Filter, Labels oder Ordner – so, dass du bestimmte E-Mails (z.B. Newsletter oder Werbe-E-Mails) gar nicht mehr siehst, außer du hast Zeit dafür.
    3. Zurückstellen von E-Mails ist in manchen Fällen eine hervorragende Idee. (Aber wirklich nur, dann, wenn sie einfach zu einem späteren Zeitpunkt wichtig sind)
    4. KI gestützt Systeme, die mit-lernen und dir deine E-Mails sortieren, helfen dir vielleihct ( mehr dazu weiter unten)
  7. Benachrichtigungen abschalten Schalte Benachrichtigungen am Laptop, Computer rund Handy aus. Du hast jetzt einen Tagesplan, bei dem du in E-Mails bearbeitest. Du musst dich nicht mehr aus deiner Konzentration reißen lassen.
  8. Templates anlegen
    Templates anzulegen oder sich wiederholende Texte schnell einzufügen, ergeben Sinn und sparen Zeit. Das kannst du entweder in deinem E-Mail-Programm direkt machen oder du suchst dir ein Tool dazu.
  9. Werde ein E-Mail Guru
    Wusstest du, dass du mit E-Mail Shortcuts dir bis zu 17 Tage (408 Stunden) im Jahr Zeit sparen kannst? Das sind 3 Wochen Urlaub ;). Wenn du Google Workspace oder Gmail nutzt, kannst du dir dieses Shortcuts gleich ausdrucken und in dein Notizbuch kleben.

Optional: Autoresponder. Solltest du in einer Branche arbeiten, in der es Usus ist, dass Leute kurzfristig eine Antwort haben möchte, könnte es Sinn ergeben einen Autoresponder einzuplanen. Dieser erinnert deine Kontaktliste daran, dass du nur noch zu bestimmten Zeiten deine E-Mails bearbeitest und in dringenden Fällen einen Anruf bevorzugst. Das ist aber nicht in jeder Branche gut – in meinem Fall war das ein „Reinfall“ und habe Anrufe zu sehr unwichtigen Problemen bekommen.

Schritt für Schritt meine Inbox Zero Anleitung

Bevor es losgeht, muss ich an diese Stelle etwas sagen: Ich bin Minimalistin und versuche Ressourcen – vorwiegend Zeit- zu sparen. Ich halte nichts davon, Serverplatz unnötig zu verbrauchen. Aus diesem Grund lösche ich recht viele Dinge. Und ich halte nichts davon zig Tools zu verwenden, wenn ich eines verwenden kann. Ich bekomme täglich zwischen 70 und 100 E-Mails, wobei ich aber sagen kann, das ca. 25 % Fach. Newsletter sind.

In meinem Fall habe ich mich als Solopreneurin für Google Workspace entschieden, weil es für mich die beste Form ist, mit E-Mails und Dokumenten zu arbeiten. Ich habe alle gängigen Tools getestet, bin aber mit Workspace seit 2012 zufrieden und kann es hier nur empfehlen. Die Kosten sind überschaubar und ich hatte in diesen Jahren einmal einen Ausfall – da ging aber bei allen anderen auch nichts. Ansonsten läuft es wie am Schnürchen – von Dateien, E-Mails, Webinare bis zu Chats. Total simpel und gut.

Ein zweites Tool, das ich gerne nutze, weil ich als Creator viel Recherche betreibe, ist Instapaper. Hier speichere ich E-Mails die ich wirklich lesen muss, als auch Artikel aus dem Web und mehr, die ich in Ruhe am iPad mit paperwhite später lese, markiere und mein neues Wissen in meine Wiki-Datenbank sammle.

 

Aber jetzt zur Anleitung wie du heute beginnen kannst mit Inbox Zero

  1. Erstelle die Labels: “Follow-up”, “Wartend”, “Zu lesen”, als auch “Newsletter” & “Werbung”
    • ”Follow up” – Du musst noch was tun
    • ”Wartend” – Jemand muss auf deine E-Mail antworten
    • ”Zu lesen” – das solltest du in Ruhe lesen
  2. Schalte die Benachrichtigungen ab. Du hast jetzt einen Zeitplan und zu diesem Zeitplan siehst du in die E-Mails nach.
  3. Gehe sukzessive alle E-Mails der letzten 3-4 Wochen durch und Label die, die auch in die Ordner gehören. Alles, was in 2 Minuten beantwortet werden kann, beantwortest du gleich. Lösche, was du nicht mehr benötigst und archiviere so viel du kannst. Gmail Tipp: Du kannst alle E-Mails, die du vielleicht später suchst, auch archivieren. Diese sind nicht weg, sondern im Ordner „Alle E-Mails“
  4. E-Mails, die erst in 3,4,5 Wochen oder Monaten relevant sind, kannst du bis dorthin zurückstellen.
  5. E-Mails, die jemand anderer besser beantworten kann, leite an diese Person weiter.
  6. CC oder BCC E-Mails, in die du eingebunden wirst, aber nicht wirklich du etwas zu tun hast, kannst du “muten”, bis dich jemand direkt anschreibt.
  7. Strukturiere das Aussehen deines Posteingangs neu. In Gmail kannst du dir deine drei wichtigsten Labels anzeigen lassen, sodass du immer weißt, was da drinnen ist.
  8. Automatisiere Newsletter und Werbemails, sodass ich automatisiert ein Label bekommen und nicht mehr in deinem Posteingang erscheinen.
  9. Gehe die verschiedenen Labels durch und arbeite die Dinge ab. Nachdem ich nicht so gerne im E-Mail-Programm lese, leite ich mir die E-Mails oder Artikel, die viel Text haben oder sehr interessante Insights haben auf Instapaper. Danach kann ich sie am iPad oder Kindle in Ruhe lesen.

Wie halte ich Inbox Zero?

Wie bei allen Dingen: Consistency is key.

Du musst dran bleiben und vor allem auch dich immer wieder fragen, ob bestimmte E-Mails auch Sinn ergeben. Viele von uns – ich war früher auch so – bekommen Tausende Newsletter oder andere E-Mails. Es gibt Newsletter, die lese ich auch tatsächlich oder haben etwas, das mich inspiriert, aber viele -vor allem Sales-Newsletter – füllen nur unnötig den Posteingang. Lösche sie und melde dich ab.

Tools für Inbox Zero

Es gibt schon viele Tools, die dir bei der Umsetzung von Inbox Zero helfen. Allerdings ist jedes Tool nur so gut, wie du es auch einsetzt. Und da gilt: je simpler, desto einfacher.

  • Google Workspace / Gmail Wie schon vorher geschrieben: Google Workspace ist ein tolles Tool und Google Mail kann eine Menge. Abgesehen von den Shortcuts, kannst du E-Mails zurückstellen, Benachrichtigung abschalten, die Chat-Funktion nutzen, E-Mails planen, Templates hinterlegen, Labels zuweisen, dich mit einem Klick von manchen Newslettern abmelden und die Suchfunktion für E-Mail ist wirklich einzigartig. Ich empfehle jedem/r Solopreneur:in Google Workspace auszuprobieren
  • Boomerang.io Das ist ein Tool, welches nicht nur deine E-Mail zurückstellen kann. Es hilft dir dabei, Termine mit anderen zu koordinieren, erinnert dich, wenn jemand nicht auf deine E-Mail geantwortet hat, und kann auch nach deine E-Mails zeitlich planen.
  • Sanebox.io Einer meiner Lieblingstools – wobei ich in der Zwischenzeit alle meine Sachen nur mehr mit Google Mail mache. Sanebox organisiert alle deine E-Mails und lernt dabei von selbst, was relevant für dich sein könnte. Du kannst der AI basierten Software lernen, wie sie z.B. Newsletter zum Thema „Produktivität“ erkennt und gleich in Labels sortiert. Wer viele E-Mails abonniert haben muss, dem kann ich nur dieses Tool empfehlen. Aber Achtung: Es verleitet leider dazu, dass man sich von vielen E-Mails womöglich nicht abmeldet, die man gar nicht benötigt, sodass man dann ziemlich viele unnötige E-Mails speichert.

Fazit: Warum Inbox Zero?

In meinen Augen ist es ganz einfach: Wir bekommen zu viele E-Mails und das stresst uns bei unserer Arbeit. Einer der besten Wege, um mit „zu viel“ zurechtzukommen, ist für unser Gehirn die Ordnung und Struktur. Sobald wir Dinge strukturieren und in kleine Häppchen teilen, fühlen sich auch die unfassbaren Aufgaben, bewältigbar an.

Und genau da kommt Zero Inbox ins Spiel. Es hilft dir deinen Arbeitsalltag mit mehr Gelassenheit zu meistern, konzentriert zu arbeiten und immer wieder das Gefühl zu haben „alles im Griff zu haben“. (Und nein, das haben wir oft nicht. Aber solange wir das Gefühl haben, ist der Stress gebannt und die Motivation hoch.)

Solltest du noch etwas lernen wollen, dass dir dabei hilft gelassener zu arbeiten, möchte ich dir an dieser Stelle die Pomodoro Technik empfehlen.


Weitere Ressourcen
Anzahl Emails: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Berufliche-Mail-Postfaecher-immer-voller
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