Mit der Pomodoro-Technik fokussiert arbeiten

Wer kennt es nicht: Man möchte sein Business weiterentwickeln, die Karriereleiter empor klimmen und arbeitet wie wild, um dieses Ziel zu erreichen. Schnell sitzt man stundenlang vor dem Computer, arbeitet die Dinge ab, die man glaubt, erledigen zu müssen, fügt dabei neue To-dos hinzu und macht noch “schnell etwas dazwischen”. Und als ob man es nicht erwarten hätte können: Plötzlich ist es draußen dunkel geworden und man sollte nach Hause gehen oder im Home-Office zumindest aufhören zu arbeiten.

Sobald man die Aufmerksamkeit weg vom Computer zieht, fühlt man sich erschöpft und der Kopf raucht. Was man so gemacht hat, weiß man zwar und es ist viel, aber so richtig wahrnehmen und sich beglückwünschen, schafft man auch nicht mehr.

“Hallo Hamsterrad, hallo nicht strukturiertes Arbeiten. Hallo Prokrastination. Hallo Überforderung”

Vor allem am Anfang meiner Selbstständigkeit habe ich dieses Spiel regelmäßig gespielt. Meine tägliche To-do-Liste war so lang, dass ich nicht mehr wusste, wie ich das in einem Leben schaffen soll. (Ich habe auch immer die gesamte To-do-Liste betrachtet und war schon bei dem Anblick überfordert).

Ich habe Menschen bewundert, die mir von “Zero Inbox” erzählt (ganz ehrlich, ich habs ihnen nicht geglaubt) und die ihre To-dos geschafft haben (Hä? Wie geht das?). Nach 12 Stunden Bürozeit bin ich mit einer vollen Inbox aus dem Büro, die To-do-Liste hat mir Angst eingejagt und ich wusste nicht mal mehr, was ich alles getan hatte.

Bis ich die vom Italiener Francesco Cirillo 1987 erfundene Pomodoro-Technik für mich entdeckt habe.

Dinge, die du über dein Gehirn wissen musst

Unser Gehirn ist ein Wunder. Man kann es ja nicht anders sagen. Und wer schon mal die Grenzen des eigenen Gehirns erforschen durfte, weiß, dass es wie ein Muskel funktioniert: Wenn du deinen Arm den ganzen Tag bewegst, hast du am Abend auch einen Muskelkater. So reagiert auch unser Gehirn nach 8 Stunden Arbeit.

Wenn wir unser Gehirn ansehen, sind hauptsächlich zwei Bereiche wichtig zu verstehen:

Das limbische System. Das limbische System steuert Emotionen: Hier verarbeiten wir Stress. Und hier sitzt unsere Kampf- oder Flucht-Reaktion. Es ist dazu programmiert, Löwen zu sehen und dich vor ihnen zu retten. Es ist das System, welches dich wach bleiben lässt, wenn du schlafen möchtest, dich nervt, wenn du eher Ruhe bewahren magst und dich in Alarm versetzt, um dir das Leben zu retten.
Der präfrontale Kortex (Stirnhirn). Im präfrontalen Kortex treffen wir die rationalen Entscheidungen und können über langfristige Konsequenzen nachdenken. Dieser Teil des Gehirns reift erst in den Zwanzigern – also wenn du jemals dir Gedanken darüber gemacht hast, warum du als Teenie so emotional getrieben warst: Du konntest gar nicht anders.

Unser grundsätzliches Verhalten begründet sich mit: Trigger – Verhalten – Belohnung. Das ist eine Überlebensstrategie, die dir auch z. B. bei deiner Aufschieberitis begegnen:

Du siehst deine To-do-Liste & die vielen Fristen, beginnst E-Mails zu prüfen, manche Lieblings-to-dos zu machen, Kaffee zu trinken, die Wäsche aufzuhängen, Instagram zu scrollen und bekommst dabei die Belohnung, ohne die eigentliche Arbeit zu machen. Mist! Am Abend hast du sehr viele Dinge gemacht und fühlst dich ausgebrannt. Du hast einige Dinge gemacht, aber nicht die wichtigen. Du fühlst dich demotiviert, die Hürden zu deinem Ziel werden immer größer und deine Fristen bereiten dir schlaflose Nächte. Am nächsten Tag ist die Energie im Keller und das Ganze beginnt von vorne.

Was du hier machen musst: dein limbisches System managen. Und das geht u.a. einfach und spielerisch mit der Pomodoro Technik.

Noch etwas, was du über das Thema “Zeit” wissen solltest

Philosoph und Nobelpreisträger Henri Bergson hat in seinem Zugang verschiedene Aspekte und Dimensionen ausgemacht:

Messbare, durch den Raum geprägte Zeit
Reine Dauer, die sich weder in Zahlen ausdrücken, noch sprachlich definieren lässt.

Wie das dann im Detail aussieht, darüber kann man lange Abhandlungen schreiben.

Aber er spricht da etwas an, was ich schon vorher erwähnt habe: Unser Gehirn kommt besser mit Zeitspannen – also mit Dauer zurecht, als mit Fristen und Deadlines.

Deadlines tun uns im Kopf nicht gut, weil wir die ganze Zeit das Gefühl haben “zu spät” zu sein und damit Stress verursachen.

Auf der anderen Seite: Wenn wir z. B. Zeit als Ablauf von verschiedenen Dingen – aufstehen, duschen, frühstücken, lesen, etc. – sehen, dann ist Zeit eine Art Brücke zwischen deiner To-Do-Liste und deinen Zielen. Das macht keinen Stress, sondern lässt dich einfach Tun. Und genau dieser Funktion von Zeit bedient sich die Pomodoro-Technik. Der Fokus liegt auf der Aufgabe, nicht auf der Zeit.

Außerdem: Der so bewusste Umgang mit deiner Zeit, in dem du dich auf die folgenden 25 Minuten konzentrierst, verbessert deine Konzentration. Nach dem Motto “be in the moment”.

Bei welchen Themen kann dir die Pomodoro Technik helfen?

Bye Bye Prokrastination/ Aufschieberitis
Aufgrund deines Vorgehens bei der Pomodoro-Technik kommst du gar nicht erst auf die Idee etwas aufzuschieben. Du hast dich für dieses To-do entschieden und nach 25 Minuten hast du eine Pause.
Kann sein, dass dein Gehirn in der Zeit manchmal neue Gedanken aufpoppen lässt, um abzulenken. Ich halte es dann wie bei einer Mediation: “Hallo Gedanke, schön, dass du da bist – ich wünsche dir eine schöne Reise.” Sollte dein Gehirn dich mit Ideen bombardieren, schreibe sie auf. Ich verspreche dir, dass das mit der Zeit aufhört und du dich dann auf deine Aufgabe immer mehr konzentrieren kannst.

Deine Motivation steigern
“Ich mach das noch schnell und dann mache ich eine Pause”… und dann vergehen 5 Stunden. Wer kennt das?
Mir ist das früher oft passiert und die Pause kam nie.
Nutzt man die Pomodoro Technik, teilst du deinen Tag zwischen Tun & Pause auf. Dr Gazezely, ein Neurologe und Dr. Rosen (Psychologe) schreiben dazu in ihrem Buch “Das überforderte Gehirn: Mit Steinwerkzeug in der Hightech-Welt”: „Aus jahrzehntelanger Forschung zu “Lernen und Verhalten” wissen wir, dass je kürzer die Zeit zwischen Verstärkungen (Belohnungen) ist, desto stärker ist der Antrieb, dieses Verhalten zu vollenden und die Belohnung zu erhalten.“
Die Pomodoro-Technik ist so aufgebaut, dass du dein Gehirn trainierst für Belohnungen zu arbeiten und dabei motiviert bleibst.
Hilft dir Entscheidungen treffen
Jede Entscheidung kostet deinem Gehirn Energie. Das ist auch der Grund, warum viele Menschen Morgenroutinen habe, Oder Steve Jobs ausschließlich schwarze Pullover in seinem Schrank hatte. Wer sein Gehirn nicht belasten möchte, der versucht wenig – vorrangig repetitive – Entscheidungen treffen zu müssen. Wir müssen aber einige Entscheidungen am Tag treffen und wollen diese auch bestmöglich treffen. Um nicht Entscheidungsmüde zu werden, helfen dir regelmäßige Pausen. Zu denen dich diese Technik zwingt.
Apropos: Entscheidungsmüdigkeit ist auch das, was uns meistens zur Prokrastination führt.

Endlich Single-tasking
Es ist kein Geheimnis, dass Multitasking nicht funktioniert. Das spüren wir nicht nur selbst, sondern ist auch von der Wissenschaft bestätigt. Es kann dein Gehirn beeinträchtigen und deine Prozesse massiv verlangsamen. Studien, wie die von der Universitiy of California Irvine, haben auch gezeigt, dass wenn du bei einer Aufgabe abgelenkt wirst oder zu einer anderen switchst, dies nicht gut für dein Zeitmanagement ist. Es kostet dich im Durchschnitt 23 Minuten und 15 Sekunden, um dich wieder auf deine Aufgabe zu fokussieren.

Ciao Parkinsonsches Gesetz zum Bürokratie-Wachstum
Parkinsons Law besagt: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.” Das heißt, dass du so lange Zeit für eine Aufgabe benötigst, wie du sie dir nimmst. Was hilft, ist die Zeit in Zeitboxen zu teilen. Mit Pomodoros machst du das. In meiner Erfahrung ist es so, dass ich viele Aufgaben viel schneller erledige als zuvor.

Wie funktioniert die Pomodoro Technik

Das System ist sehr einfach.

Wir haben alle eine To-do-Liste, die hoffentlich auch alle Aufgaben beinhaltet, die du tun musst. Am Anfang, wenn man mit der Technik beginnt, muss man sich erst daran gewöhnen einzuschätzen, wie lange die Aufgaben dauern. Es gibt Menschen, die Aufgaben bis zur kleinsten Unteraufgabe aufdröseln und in ihr Aufgabensystem in Notion, Trello, Asana & Co eintragen. Ich habe mich in der Zwischenzeit daran gewöhnt, nur Aufgaben aufzuschreiben, die nicht repetitiv sind (also so und so schon am Plan, wie beispielsweise E-Mails) und ca. 25 min dauern. In manchen Blogposts wird empfohlen, schon bevor du mit der Technik beginnst, die Zeit, die du für eine Aufgabe benötigst, einzuschätzen. Das würde ich lassen. Aus Erfahrung ist die Einschätzung am Anfang nie richtig und man vergeudet damit Zeit – das “Prokrastionations-Monster” freut sich.

Ich habe in meinem Beitrag über “minimalistisches Arbeiten” erklärt, warum du maximal 4 Stunden am Tag konzentriert arbeiten solltest. Und, warum Pausen so wichtig sind. Aufgrund der Annahme, dass wir nicht wirklich mehr als 4 Stunden konzentriert arbeiten können, würde ich nicht mehr als vier Aufgaben pro Tag in deine heutige To-do-Liste aufnehmen. Die wichtigsten vier Aufgaben. Wenn du jetzt denkst: “Das ist zu wenig”: Du wirst dich langsam zu deiner richtigen Anzahl hinarbeiten. Vor allem, wenn du gerade startest, musst du dir etwas Zeit geben, dich daran zu gewöhnen. Um schnell Veränderungen zu bemerken, solltest du klein beginnen. So fühlt sich dein Belohnungszentrum im Hirn schneller befriedigt und du stolperst nicht über deine Aufschieberitis.

Manage dein limbisches System. Gib Pomodoro eine Chance.

Was ist eine Aufgabe? Was musst du für deine To-dos Liste beachten?

Die Pomodoro-Technik erfordert natürlich eine gute Struktur in deinen Aufgaben. Dabei solltest du auf folgende Dinge achten:

Große Projekte am besten in kleine Aufgaben aufbrechen. Wenn eine Aufgabe mehr als 4 Pomodoros benötigt, dann solltest du mehr Unteraufgaben machen, die du auch abarbeiten kannst. Dein Gehirn wird, wenn du zu lange an einem To-do arbeitest, müde. Hilf dir, das zu vermeiden, indem du schaffbare To-dos aufschreibst.
Kleine Aufgaben gehören zusammen. Alles, was weniger als ein Pomodoro braucht, solltest du als eine Aufgabe zusammenfassen. Bei mir ist das immer die Admin-Arbeit, die ich täglich erledige – von E-Mails beantworten bis tägliche Rechnungen speichern, Termine koordinieren etc.
Don’t stop – Wenn dein Pomodoro gestartet ist, musst du es bis zum Ende durchziehen. Du kannst es nicht einfach unterbrechen und etwas anderes machen. Fokussiere dich auf diese eine Aufgabe oder die Aufgaben, die du machen willst und bleib‘ dran.

Wenn dir diese Idee, die Aufgaben zu unterteilen, schwierig erscheint: Probiere es mit dem, was du hast. Und das mehrere Tage. Jede neue Technik braucht Übung. Du wirst rasch ein Gefühl für die Aufgabengrößen bekommen.

Pomodoro-Technik: Schritt für Schritt

Nimm eine deiner Tagesaufgaben
Stelle einen Timer auf 25 Minuten und drehe alle möglichen Ablenkungen ab
Nach genau 25 Minuten nimmst du dir 5 Minuten Pause (nicht länger, da du sonst später zu lange brauchst, um wieder zurück in deine Aufgabe zu finden). Bleibe in der Pause nicht sitzen, schaue dir keine E-Mails an. Stehe auf, mache ein paar Bewegungen, gehe spazieren, genieße die Zeit, in der du nichts tust. Wenn du es nicht kannst, nimm dir dies als Zeit, es wieder zu lernen.
Arbeite weiter an der vorigen Aufgabe oder an einer neuen Aufgabe
Nach 4 “Pomodoros”, also 2 Stunden, machst du eine 30-minütige Pause. Am besten an der frischen Luft.

Dürfen es mehr als 25 Minuten sein?

Die Technik besagt 25 Minuten und Studien belegen, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne maximal zwischen 20 und 45 Minuten liegt. Für den Anfang kann es Sinn machen, mit 20 Minuten zu beginnen, um dein Gehirn nicht zu überlasten.

Achte darauf, dass es du dir passt. Leute, die diese Technik schon sehr lange verwenden, verlängern die Zeit auch auf 45-Minuten-Sessions. Ich rate dir jedoch davon ab, so zu beginnen. Ich persönlich bin definitiv ein klassischer 25-Minuten-Pomodoro-Fan.

Apps & Helferleins

Den ganz normalen Smartphone-Wecker habe ich probiert, kann ich an dieser Stelle allerdings nicht empfehlen. Entweder habe ich immer vergessen, das wievielte Pomodoro ich schon habe oder den Wecker ignoriert. Ich empfehle dir auf jeden Fall eine Pomodoro-App zu verwenden. Wenn du eine Apple Watch oder Garmin Watch hast: Richte dir die App ein. In meinen Augen ist der Timer auf der Uhr die beste Methode, um die Pomodoro Technik zu nutzen. Wenn dein Arm vibriert, kannst du nämlich nicht einfach so tun, als ob du es nicht gesehen hättest.

Platzhalter: FOTO GARMIN

Es gibt aber eine Menge Apps, die dir dabei helfen die Pomodoro-Technik zu nutzen, wie z.B.

Simple Pomodoro https://www.simplepomodoro.io/
Focus Tomato – Let’s Focus now (Apps Storehttps://apps.apple.com/de/app/focus-tomato-lets-focus-now/id1471458198
Flow- Fokus & Pomdoro App https://flowapp.info/de/
Pomodoro Andorid https://play.google.com/store/apps/details?id=com.onceupon.pomodoro
Pomodoro App ( android https://play.google.com/store/apps/details?id=com.pomodrone.app

Schon ausprobiert? Wie gefällt dir diese Methode?

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